優(yōu)秀的項目經理還應懂得如何計劃溝通工作，這就要要牢記5個“C”。
1.清楚（Clear）：說明主題；圍繞主題；幫助接收者理解信息；恰當地使用術語。
2.簡潔（Concise）：抓住重點；不讓信息漫無邊際。
3.禮貌（Courteous）：講禮貌，注意語調。
4.一貫（Consistent）：使用恰當的語調和媒介傳遞想要傳遞的信息；所有信息要素都應傳達一樣的信息。
5.令人信服（Compelling）：讓他們有理由去注意。
項目管理的過程包括項目啟動、需求確認、計劃安排、項目實施、項目驗收、項目收款等，在各個階段都需要有項目經理圍繞項目的進度、成本、質量等要素與客戶、項目組成員、供應商、上層管理者及其他相關項目經理等進行溝通、協調和控制。與項目各個相關方之間保持持續(xù)、有效的溝通，是促成項目成功的諸多因素中最重要的一項因素。作為項目經理，為調動項目組成員的的工作熱情、提高其效率，還應充分了解項目成員的個性、喜好等，并采取不同的溝通方法，使項目組成員的工作協調一致，從而保證按時、按質、按量完成預期的任務。
溝通的目的是為了兩者之間的交流，交換信息、拓寬思路和統一認識。在執(zhí)行項目的過程中因受到慣例時間、財政因素以及資源限制的影響，很容易在意見分歧當中發(fā)生沖突。沖突大多是由錯誤的認知、缺乏信息或不存在的問題等因素引起的，歸根結底還是溝通無效導致的。即使發(fā)生沖突也要以整個項目為根本，用比較圓潤易接受的溝通方式、積極和適當的方法去解決問題，保持和諧的氣氛。
任何作為都是有成本的，溝通亦然。最主要的溝通成本包括三方面：一是直接的時間成本，溝通所花費的時間和精力；二是在溝通過程中，由于溝通不利，信息的失真和損失；三是溝通之于職場發(fā)展的價值。其中，在信息傳遞的過程中，成本的大小取決于表達能力、理解能力、觀點和思維的一致性以及表達成一致的意愿強烈程度等多種因素。而且，在很多情況下，即使是兩個同樣具有很強的表達和理解能力的人，他們進行溝通要達成一致，所需要花費的溝通成本也有可能是巨大的，而且很可能是沉沒成本。所以，在項目管理中，若項目經理與項目團隊溝通不暢，很容易發(fā)生上令下不達；若項目團隊成員之間的溝通不到位，鏈接協調能力也就不會強。如此，溝通是學問，溝通是藝術，若能做到溝通和諧，自然也會成為贏家。
客戶是項目成果的使用者。因此，在項目的整個過程中，項目經理都應與其決策層、業(yè)務部門保持及時有效的溝通，以便獲得他們的支持、參與和推動，特別是項目啟動的前期更為重要。良好的溝通能使雙方對于項目目標和范圍達成共識，保證項目健康的進行。在與客戶的溝通中首先要培養(yǎng)客戶對項目的價值與戰(zhàn)略重要性的認同感，形成雙向交流，以保持信息的一致性，增強項目進度的透明度，并確保雙方了解項目的進展。其次，必須通過良好的溝通就客戶的需求達成一致，否則會給項目帶來無窮的隱患，甚至會使項目前功盡棄。再次，還要與客戶在管理思想、管理理念上要達成一致，爭取客戶的理解和支持，如果項目初期就沒有得到客戶的支持和認同，那么真不知道還有什么方式能夠推動項目的啟動和繼續(xù)。
項目經理在與上層管理者的溝通還需要注意很多細節(jié)，上層管理者往往更加關心的是項目的工期、成本、質量等等。作為項目經理，就應該經常主動地與上層管理者保持溝通，及時地反饋信息，特別是將可能會延期、將增加項目成本、會產生質量問題的苗頭等等提早匯報，使上層管理者能及時并適時調整工作計劃，在人力、物力、財力等方面給予支持，保證項目的順利進行。
項目經理還需要保證溝通的有效性，任何經過深思熟慮和充滿信心的計劃都有可能百密一疏，溝通也不例外，而要建立有效溝通的前提條件是需要樹立一定的威信，在解決和處理事物的能力中勝人一籌，得到別人的認可。沒有這些先決條件，或許你的努力在對方的眼里就只是一出蹩腳的表演。
最后在項目管理的溝通過程當中最為重要的一點就是要保證信息的正確傳遞，信息的傳遞一定是雙向。首先，必須保證你所傳遞的是正確的、有價值的信息，而不是給他們提供過量的、不相關的或是重復性的信息，也就是說傳遞的信息質量要高。其次，必須保證信息被接收者可以準確及時的收到。無論是通過哪一種溝通的形式都必須要有回饋的機制，以確保信息的及時性和有效性。再次，必須保證對收到信息的理解是正確的，以免給項目帶來或大或小的損失。對于一些重要的信息，在可行的情況下采用雙方會談的方式可能會更快更準確地讓對方接收。
